So bezahlen Sie Auftragnehmer in den USA

So wählen Sie: fünf Fragen, bevor Sie einen US-Auftragnehmer bezahlen

1. Aus welchem Bundesstaat arbeitet der Auftragnehmer? Auf Bundesebene gilt der Common-Law-Test des IRS; drei Bundesstaaten gehen von einer Vermutung der Arbeitnehmereigenschaft aus.

• Kalifornien. Ein Beschäftigter ist Arbeitnehmer, sofern der Auftraggeber nicht alle drei ABC-Prongs nachweist. Prong B, Arbeit außerhalb des üblichen Geschäftsbereichs Ihres Unternehmens, ist der, an dem ein Entwickler scheitert, der Ihr Produkt baut. Ein Auftragnehmer, der als Gesellschaft auftritt, kann die Business-to-Business-Ausnahme und den älteren Borello-Test in Anspruch nehmen (dir.ca.gov, geprüft am 2026-09-29).
• New Jersey. Neue Regeln zum gesetzlichen ABC-Test gelten ab dem 1. Oktober 2026. Prong B kann dort auch durch Arbeit erfüllt werden, die „outside of all the places of business of the enterprise“ geleistet wird (nj.gov, geprüft am 2026-09-29).
• Massachusetts. Dieselben drei Prongs, mit der Beweislast beim Auftraggeber (umassp.edu, geprüft am 2026-09-29).

Wenn der Auftragnehmer in einem Common-Law-Bundesstaat sitzt oder in Kalifornien als LLC oder Kapitalgesellschaft mit weiteren Kunden arbeitet: ein üblicher B2B-Vertrag und jeder der folgenden Zahlungswege. Wenn eine Einzelperson in Kalifornien Kernarbeit für Sie leistet: weiter mit Frage 5.

2. Wer kümmert sich um das W-9 und die 1099-Frage? Holen Sie ein Form W-9 ein, mit dem eine US-Person einem Zahler, der eine Informationsmeldung abgeben muss, ihre Steuer-Identifikationsnummer (TIN) mitteilt (irs.gov, geprüft am 2026-09-29). Ob Ihr Unternehmen ein 1099-NEC einreichen muss, ist durch die veröffentlichte Ausnahme nicht geklärt: Sie erfasst nur Vergütungen aus Quellen außerhalb der USA, die außerhalb der USA empfangen werden (26 CFR 1,6041-4(a)(2)), und für in den USA geleistete Arbeit stammt das Einkommen aus US-Quellen (irs.gov, geprüft am 2026-09-29). Die Schwelle liegt bei $2.000 pro Jahr, das Formular ist bis zum 31. Januar fällig (irs.gov, geprüft am 2026-09-29).

Wenn Sie einen Auftragnehmer bezahlen und Ihr Berater keine Meldung für nötig hält: Bewahren Sie das W-9 auf und zahlen Sie über einen beliebigen Zahlungsweg. Wenn Sie die Frage nicht selbst verantworten möchten: eine Plattform, die 1099-Formulare einreicht, oder ein Contractor of Record, der selbst mit dem Auftragnehmer kontrahiert und ihn bezahlt. Fragen Sie den Anbieter, ob er das W-9 einholt und das 1099-NEC ausstellt.

3. Welche Währung halten Sie? Halten Sie Dollar, zahlt ein Anbieter sie inländisch per ACH ohne Umrechnung aus. Halten Sie Euro, tragen Sie die Umrechnungskosten: Wise nannte EUR 5,67 je EUR 1.000 aus einem Wise-Guthaben und EUR 8,05 bei Finanzierung per Banküberweisung (wise.com, geprüft am 2026-09-29). Eine Plattformgebühr von 3 % sind auf denselben Betrag EUR 30; ein monatlicher Seat kostet $29–49, unabhängig von der Rechnung.

Kleine oder unregelmäßige Rechnungen: ein Währungswechsler oder eine Plattform mit prozentualer Gebühr. Ein Team mit hohen monatlichen Rechnungen: vergleichen Sie einen Seat mit dem Prozentsatz und prüfen Sie die Marge beim Wechselkurs.

4. Wie schnell muss das Geld ankommen? Über Wise dauert ACH in der Regel 0–3 Werktage, ein Wire kommt am selben oder am nächsten Werktag an (wise.com, geprüft am 2026-09-29). RTP und FedNow wickeln in Sekunden ab, aber nur eine US-Bank oder ein Anbieter kann senden, und die Bank des Auftragnehmers muss am Netz teilnehmen: Im Februar 2026 waren mehr als 1.100 Institute bei RTP aktiv (theclearinghouse.org, geprüft am 2026-09-29).

Wenn ein paar Tage genügen: ACH. Wenn eine Rechnung überfällig oder hoch ist: ein Wire oder ein Anbieter mit Sofortauszahlung.

5. Sieht der Einsatz wie ein Arbeitsverhältnis aus? Der IRS prüft Verhaltenskontrolle (Behavioral Control), finanzielle Kontrolle (Financial Control) und die Art der Beziehung, einschließlich der Frage, ob die Arbeit ein Kernbestandteil Ihres Geschäfts ist (irs.gov, geprüft am 2026-09-29). Kalifornien ahndet vorsätzliche Fehleinstufung mit $5.000 bis $25.000 je Verstoß (dir.ca.gov). Siehe contractor misclassification (Scheinselbstständigkeit).

Wenn der Auftragnehmer seine Arbeitszeiten selbst bestimmt und weitere Kunden hat: ein Überweisungsweg oder eine Contractor-Management-Plattform. Wenn eine andere Partei den Vertrag halten und das Einstufungsrisiko senken soll: ein Contractor of Record. 4dev tritt als Contractor of Record auf, ist Vertragspartei jedes Auftragnehmers und senkt so das Risiko einer Neueinstufung. Lesen Sie in jedem COR-Vertrag die Haftungsklausel, nicht den Produktnamen. Wenn es in Wahrheit eine Stelle ist: ein Employer of Record wie Deel, Remote, Multiplier oder Oyster, der die Person auf die W-2-Lohnabrechnung setzt.

Faustregel. Ein unabhängiger Auftragnehmer: ein Anbieter, der per ACH auszahlt und bei Euro oder Pfund zu einem offengelegten Kurs umrechnet. Ein Team oder eine 1099-Frage, die Sie loswerden möchten: eine Auftragnehmer-Plattform. Kernarbeit in einem Bundesstaat mit ABC-Test: ein Contractor of Record oder ein EOR. Den Markt vergleichen Sie im Rating Auszahlungen an Auftragnehmer.

Auszahlungswege in die USA 2026

Quellen: Dauer, Limits und Kontodaten für ACH und Wires aus dem USD-Leitfaden von Wise; Wise-Gebühren von wise.com; Limit und Abwicklungszeiten für Same Day ACH von nacha.org und aus der $10-million-Regel; die Gebühr von Chase aus dem Gebührenverzeichnis, gültig ab 14. Juni 2026; RTP-Limit und Reichweite von theclearinghouse.org; das seit November 2025 geltende $10-million-Limit von FedNow von frbservices.org (alle geprüft am 2026-09-29).

In den USA gibt es keine IBAN. Ein Konto wird durch eine 9-stellige ABA-Routing-Nummer, eine Kontonummer mit 4–17 Ziffern und den Kontotyp bestimmt, und manche Banken nutzen für ACH eine andere Routing-Nummer als für Wires (wise.com, geprüft am 2026-09-29). Wise zahlt USD weder auf ein Brokerage-Konto noch an eine Zwischenbank aus und unterstützt keine „For Further Credit“-Anweisungen.

Was der US-Auftragnehmer für die Auszahlung braucht

Quellen: irs.gov Self-Employment Tax, ssa.gov Beitragsbemessungsgrenze 2026, irs.gov Single-Member LLCs, irs.gov Vergütung bei S Corporations, alle geprüft am 2026-09-29.

Eine weitere Medicare-Steuer von 0,9 % gilt oberhalb von $200.000 Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit für einen Alleinveranlagten. Ohne Einbehalt durch einen Arbeitgeber zahlt der Auftragnehmer die Steuer in vierteljährlichen Vorauszahlungen, fällig am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar (irs.gov, geprüft am 2026-09-29).

Einstufungstests, ABC-Regeln der Bundesstaaten und die Zuordnung von IP sind in unserem Einstellungsleitfaden behandelt.

Unterlagen und Steuern auf Ihrer Seite

Form W-9, nicht W-8BEN. Ein US-Auftragnehmer übergibt Ihnen ein Form W-9 mit seiner SSN oder EIN. Das W-8BEN ist für ausländische Personen und hier das falsche Formular.

Quellensteuer. Keine auf einen Auftragnehmer, der eine korrekte TIN angegeben hat. Backup Withholding (Pflichtabzug bei fehlender TIN) von 24 % gilt, wenn ein Zahler, der eine Informationsmeldung abgeben muss, keine korrekte TIN des Empfängers hat (irs.gov, geprüft am 2026-09-29).

Die 1099-Frage. Section 6041 gilt für „all persons engaged in a trade or business“, die in einem Jahr $2.000 oder mehr zahlen, die Schwelle für Zahlungen nach 2025, ab 2027 indexiert (26 U.S.C. 6041, geprüft am 2026-09-29). Die Ausnahme für Zahler außerhalb der USA erfasst Beträge aus Quellen außerhalb der USA, die außerhalb der USA gezahlt und empfangen werden (26 CFR 1,6041-4(a)(2)), und Dienstleistungen werden dort zugeordnet, wo sie erbracht werden (irs.gov). Die Vergütung für in den USA geleistete Arbeit auf ein US-Konto fällt nicht unter diese Ausnahme; fragen Sie daher einen US-Steuerberater, ob Ihr Unternehmen ein 1099-NEC einreichen muss, fällig am 31. Januar. Die Meldung setzt eine US-TIN für Ihr Unternehmen voraus.

Meldungen durch Plattformen. Eine Zahlungs-App oder ein Marktplatz stellt ein 1099-K aus, wenn ein Empfänger in einem Jahr mehr als $20.000 in mehr als 200 Transaktionen erhält (irs.gov, geprüft am 2026-09-29). Es ersetzt Ihr eigenes 1099-NEC nicht, falls eines fällig ist.

Betriebsstätte. Ein US-Auftragnehmer, der gewohnheitsmäßig die Vollmacht ausübt, für Ihr Unternehmen bindende Verträge abzuschließen, kann nach US-Abkommen eine US-Betriebsstätte (Permanent Establishment) begründen (US Model Convention, art. 5(5), geprüft am 2026-09-29). Halten Sie Vertriebsvollmachten aus dem Leistungsumfang des Auftragnehmers heraus.

Was Sie je Auftragnehmer aufbewahren sollten:

1. Den unterzeichneten Dienstleistungsvertrag mit Leistungsumfang, Vergütung, Währung (USD) und einer schriftlichen IP-Abtretung.
2. Das Form W-9.
3. Jede Rechnung und den dazu passenden Zahlungsnachweis.
4. Jedes eingereichte 1099-NEC oder den Vermerk Ihres Beraters, warum keines nötig war.

Wo Zahlungen in die USA scheitern

• Falsche Routing-Nummer. Ein Auftragnehmer, der die ACH-Routing-Nummer für einen Wire angibt oder umgekehrt, erhält eine zurückgewiesene oder verzögerte Zahlung. Fragen Sie, welche Nummer zu welchem Zahlungsweg gehört.
• Zu kurze Wires. Zwischenbanken auf einer SWIFT-Route können ihre Gebühren abziehen, bevor das Geld ankommt, und die Empfängerbank berechnet eine eigene Gebühr: Im Gebührenverzeichnis von Chase heißt es, dass Finanzinstitute Bearbeitungsgebühren von eingehenden Wires abziehen können. Ein Anbieter, der aus seinem eigenen US-Konto auszahlt, umgeht die Kette der Zwischenbanken.
• Verlangte IBAN. Zahlungsformulare, die eine IBAN verlangen, bleiben bei US-Kontodaten stecken. Verwenden Sie die Routing-Nummer, die Kontonummer und für einen SWIFT-Wire den BIC.
• Sanktionssperren. US-Banken müssen Zahlungen mit Beteiligung einer sanktionierten Person sperren und verbotene Transaktionen ablehnen und beides innerhalb von 10 Tagen an das OFAC melden (ofac.treasury.gov, geprüft am 2026-09-29). Eine ACH-Gutschrift, die Teil einer Zahlung von einer Bank außerhalb der USA ist, ist ein IAT-Eintrag, den jede Bank in der Kette prüfen muss (nacha.org, geprüft am 2026-09-29). Ein Name, der einem gelisteten ähnelt, kann eine Zahlung festhalten, während die Bank ihn prüft.
• Konten, auf die Anbieter nicht auszahlen. Brokerage-Konten und „For Further Credit“-Anweisungen lehnt Wise ab. Bitten Sie um ein Girokonto (Checking Account).
• Kein W-9 in den Unterlagen. Ohne TIN muss ein meldepflichtiger Zahler 24 % einbehalten, und ein fehlendes Formular macht die 1099-Frage im Januar zur Hektik. Holen Sie das W-9 vor der ersten Rechnung ein.