Einen US-Auftragnehmer aus dem Ausland zu bezahlen ist einfach: USD auf ein US-Bankkonto, keine Umrechnung auf seiner Seite, keine US-Steuer auf einen Auftragnehmer, der Ihnen ein Form W-9 gibt. Schwierig ist das Recht hinter der Zahlung. Die Einstufung wird auf Bundesebene und noch einmal von jedem Bundesstaat entschieden, drei große Bundesstaaten vermuten ein Arbeitsverhältnis, und das US-Urheberrecht lässt den Code beim Auftragnehmer, sofern der Vertrag ihn nicht abtritt.
Formen des Auftragnehmers: Sole Proprietor, LLC, S Corporation
| Form | Besteuerung | Bedeutung für Sie |
|---|---|---|
| Einzelunternehmer (Sole Proprietor) | Gewinn wird in Schedule C der persönlichen Steuererklärung angegeben; Self-Employment Tax auf die Nettoeinnahmen | Vertrag mit der Einzelperson; W-9 mit SSN oder EIN |
| Ein-Personen-LLC (Single-Member LLC) | Standardmäßig unbeachtlich (Disregarded Entity): besteuert genau wie ein Einzelunternehmer, einschließlich Self-Employment Tax, sofern sie nicht für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft optiert | Vertrag mit der LLC; steuerlich ist sie das Geschäft des Inhabers |
| S Corporation | Der Inhaber bezieht ein Gehalt in angemessener Höhe mit Lohnsteuern und Sozialabgaben; der Rest kann ohne Employment Tax ausgeschüttet werden | Vertrag mit der Gesellschaft; für die B2B-Ausnahme Kaliforniens eine Geschäftseinheit, wenn deren übrige Bedingungen erfüllt sind |
Quellen: irs.gov Single-Member LLCs, irs.gov Vergütung bei S Corporations, geprüft am 2026-09-29.
Eine LLC oder Kapitalgesellschaft ändert die bundesrechtliche Einstufungsprüfung nicht, denn diese betrachtet die Beziehung, nicht die Rechnung. In Kalifornien spielt sie dagegen eine Rolle, wo die Business-to-Business-Ausnahme nur einem Dienstleister offensteht, der eine Geschäftseinheit ist (dir.ca.gov, geprüft am 2026-09-29).
Steuern und Unterlagen
Die Seite des Auftragnehmers. Die Self-Employment Tax beträgt 15,3 %: 12,4 % für die Social Security und 2,9 % für Medicare, wobei die Hälfte abzugsfähig ist (irs.gov, geprüft am 2026-09-29). Der Social-Security-Anteil endet 2026 bei Einnahmen von $184.500 (ssa.gov, geprüft am 2026-09-29), und eine weitere Medicare-Steuer von 0,9 % gilt oberhalb von $200.000 für einen Alleinveranlagten. Bundes- und meist auch Einkommensteuer des Bundesstaats kommen hinzu, gezahlt als vierteljährliche Vorauszahlungen.
Die Seite des Auftraggebers. Holen Sie ein Form W-9 ein; das W-8BEN ist für ausländische Personen. Von einem Auftragnehmer, der eine korrekte TIN angibt, wird nichts einbehalten; ein meldepflichtiger Zahler ohne TIN behält 24 % ein (irs.gov, geprüft am 2026-09-29). Ein US-Unternehmen reicht ein 1099-NEC ab $2.000 pro Jahr ein, der Schwelle für Zahlungen nach 2025, bis zum 31. Januar (irs.gov, geprüft am 2026-09-29). Für ein ausländisches Unternehmen ist die Antwort weniger klar: Die Ausnahme für Zahler außerhalb der USA erfasst nur Vergütungen aus ausländischen Quellen, die außerhalb der USA empfangen werden (26 CFR 1,6041-4(a)(2)), und in den USA geleistete Arbeit stammt aus US-Quellen (irs.gov). Holen Sie die Einschätzung eines US-Steuerberaters ein, bevor der erste Januar kommt.
Betriebsstätte. Ein Auftragnehmer, der gewohnheitsmäßig die Vollmacht ausübt, für Ihr Unternehmen bindende Verträge abzuschließen, kann ihm eine US-Betriebsstätte (Permanent Establishment) verschaffen (US Model Convention, art. 5(5), geprüft am 2026-09-29). Halten Sie Abschlussvollmachten aus dem Leistungsumfang heraus.
Wie die USA entscheiden, wer Arbeitnehmer ist
Bundessteuerrecht. Der IRS gewichtet die Verhaltenskontrolle (ob Sie steuern, wie die Arbeit erledigt wird), die finanzielle Kontrolle (wie der Beschäftigte bezahlt wird, wer Kosten trägt und Werkzeuge stellt) und die Art der Beziehung (Zusatzleistungen, Dauerhaftigkeit, ob die Arbeit ein Kernbestandteil Ihres Geschäfts ist). Jede Partei kann den IRS auf Form SS-8 um eine Entscheidung bitten, was mindestens sechs Monate dauert (irs.gov, geprüft am 2026-09-29).
Bundeslohnrecht. Das Arbeitsministerium (Department of Labor) hat am 26. Februar 2026 eine neue „Economic Reality“-Regel vorgeschlagen, die auf Kontrolle sowie Gewinn- oder Verlustchance abstellt, und wendet seine Regel von 2024 in Untersuchungen nicht mehr an. Der Vorschlag ist noch nicht endgültig (dol.gov, geprüft am 2026-09-29).
ABC-Tests der Bundesstaaten. Sie sind strenger, und an ihnen scheitern ausländische Auftraggeber.
- Kalifornien vermutet ein Arbeitsverhältnis, sofern nicht alle drei Prongs erfüllt sind: Der Beschäftigte ist nicht an Ihre Weisungen gebunden, die Arbeit liegt außerhalb des üblichen Geschäftsbereichs Ihres Unternehmens, und der Beschäftigte betreibt ein selbstständig etabliertes Gewerbe derselben Art. Vorsätzliche Fehleinstufung kostet $5.000 bis $25.000 je Verstoß (dir.ca.gov, geprüft am 2026-09-29). Ein Entwickler, der Ihr Kernprodukt baut, scheitert an Prong B, so selbstständig der Rest der Konstellation auch ist.
- New Jersey wendet den ABC-Test auf sein Arbeitslosenversicherungs-, Lohn-und-Arbeitszeit- und Lohnzahlungsrecht an und hat dazu Regeln erlassen, die ab dem 1. Oktober 2026 gelten. Prong B kann auch erfüllt sein, wenn die Arbeit außerhalb sämtlicher Geschäftsräume Ihres Unternehmens geleistet wird (nj.gov, geprüft am 2026-09-29).
- Massachusetts nutzt dieselben drei Prongs, mit der Beweislast beim Auftraggeber (umassp.edu, geprüft am 2026-09-29).
Eine Neueinstufung bringt Lohnsteuern und Sozialabgaben, Beiträge zur Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats und Lohnansprüche wie Überstunden zurück, und nichts davon wird durch den Vertragsinhalt begrenzt. Siehe contractor misclassification (Scheinselbstständigkeit).
Vertrag und IP
- Ein schriftlicher Dienstleistungsvertrag mit Liefergegenständen, Vergütung in USD, Laufzeit und dem Recht des Auftragnehmers, seine Arbeitszeit selbst zu bestimmen, eigene Werkzeuge zu nutzen und andere Kunden zu bedienen.
- Abtretung statt Work Made for Hire. Auftragsarbeit ist nur dann ein Work Made for Hire (Auftragswerk), wenn sie in eine von neun Kategorien fällt, etwa ein Beitrag zu einem Sammelwerk oder ein Teil eines audiovisuellen Werks, und beide Parteien eine schriftliche Vereinbarung dazu unterzeichnen (copyright.gov Circular 30, geprüft am 2026-09-29). Eigenständige Software steht nicht auf der Liste, der Code bleibt also beim Auftragnehmer, sofern er ihn nicht abtritt. Eine Übertragung des Urheberrechts erfordert eine vom Inhaber unterzeichnete Schrift (17 U.S.C. 204).
- Die Work-for-Hire-Falle in Kalifornien. Eine Person, die auf Grundlage einer unterzeichneten Work-Made-for-Hire-Vereinbarung beauftragt wird, bei der der Auftraggeber das gesamte Urheberrecht erhält, gilt für die Unfallversicherung (Workers’ Compensation) als Arbeitnehmer (Cal. Labor Code 3351,5(c), geprüft am 2026-09-29), und der Auftraggeber wird für die Arbeitslosenversicherung zum Arbeitgeber (Cal. Unemployment Insurance Code 686). Verlassen Sie sich bei einem kalifornischen Auftragnehmer stattdessen auf eine gegenwärtige Abtretung der Rechte.
- Zahlung gegen Rechnung, keine Zusatzleistungen, keine Leistungsbeurteilungen.
So bezahlen Sie Auftragnehmer in den USA
| Zahlungsweg | Was der Auftragnehmer sieht | Hinweise |
|---|---|---|
| ACH über einen Anbieter | USD in 0–3 Werktagen | Die günstige Standardlösung; erfordert die ACH-Routing-Nummer |
| Inländischer oder SWIFT-Wire | USD am selben oder nächsten Tag | Der Wire einer ausländischen Bank kann Gebühren von Zwischenbanken verlieren; Empfangsgebühren fallen an (Chase: $15) |
| RTP / FedNow über einen Anbieter | USD in Sekunden | Nur wenn die Bank des Auftragnehmers am Netz teilnimmt |
| Auftragnehmer-Plattform oder COR | USD auf ein Bankkonto | Vertrag, W-9 und Rechnungen an einem Ort |
Quellen: USD-Leitfaden von Wise; Chase-Gebührenverzeichnis, gültig ab 14. Juni 2026 (geprüft am 2026-09-29). Gebühren, Zahlungswege und Plattformen im Detail vergleichen wir unter Auftragnehmer in den USA bezahlen.
Contractor of Record in den USA
4dev tritt als Contractor of Record auf, ist Vertragspartei jedes Auftragnehmers und senkt so das Risiko einer Neueinstufung. Ein Contractor of Record schließt den Vertrag mit dem Auftragnehmer selbst und stellt Ihnen Rechnung, sodass Vertrag und Zahlung über den Anbieter laufen; fragen Sie, ob er auch das W-9 einholt und das 1099-NEC einreicht. An den Tatsachen der Arbeit ändert er nichts: Kernarbeit in Kalifornien muss weiterhin am ABC-Test gemessen werden, lesen Sie also die Haftungsklausel im COR-Vertrag, nicht den Produktnamen. Für Rollen, die in Wahrheit Stellen sind, nutzen Sie einen Employer of Record. Anbieter vergleichen wir in unserem COR-Rating.