Einen Auftragnehmer in Japan zu beauftragen heißt, einen Freelancer zu beauftragen, meist einen Einzelunternehmer, oder eine Gesellschaft. Der Freelance Act, seit dem 1. November 2024 in Kraft, verlangt von Ihnen, Leistungsumfang, Betrag und Fälligkeit schriftlich zu nennen und innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der Arbeit zu zahlen. Das rechtliche Risiko ist die Klassifizierung: Der Labor Standards Act (japanisches Arbeitsnormengesetz) schaut auf Weisung, Aufsicht und Vergütung, nicht auf den Vertragstitel. Dieser Leitfaden behandelt die Seite des Auftragnehmers, den Vertrag und die Unterlagen des Zahlenden. Die Zahlungsseite finden Sie auf unserer Seite zu Auszahlungen nach Japan. Es sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Der Freelance Act
Das Gesetz definiert einen Freelancer als Einzelperson ohne Angestellte oder als Ein-Personen-Gesellschaft ohne andere Geschäftsführer als den Vertreter. Es gilt für jedes Unternehmen, das ihm Arbeit überträgt, ohne Branchengrenzen (Legal 500, geprüft am 2026-10-27).
- Schriftliche Bedingungen. Unmittelbar nach der Beauftragung eines Freelancers mit Arbeitsergebnissen nennen Sie schriftlich oder elektronisch Leistungsumfang, Vergütung und Fälligkeit.
- Zahlung. Fällig innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt; ein späteres Datum ist unwirksam. Bei weitervergebener Arbeit innerhalb von 30 Tagen, nachdem Ihr eigener Kunde Sie bezahlt hat.
Eine Aussage, ob das Gesetz einen Zahlenden ohne Präsenz in Japan erreicht, haben wir nicht gefunden. Fragen Sie einen Rechtsberater; die Einhaltung kostet in jedem Fall wenig.
Einzelunternehmer oder Gesellschaft
Freelancer. Der Auftragnehmer meldet das Gewerbe beim Finanzamt an und kann beantragen, eine Blue Return (blaue Steuererklärung) einzureichen; dieser Antrag ist in der Regel bis zum 15. März des Jahres fällig, in dem er sie nutzen will, oder zwei Monate nach Beginn, wenn er nach dem 16. Januar angefangen hat (NTA, geprüft am 2026-10-27).
Gesellschaft. Ein Auftragnehmer, der über eine Gesellschaft arbeitet, stellt als Kapitalgesellschaft Rechnung und kann seine Unternehmensnummer als Grundlage seiner Rechnungsnummer verwenden.
Rechnungen und Verbrauchsteuer
Ein registrierter Aussteller druckt eine T-Nummer: T plus 13 Ziffern oder T plus die Unternehmensnummer (NTA, geprüft am 2026-10-27). Verkäufer mit steuerpflichtigen Umsätzen von JPY 10 Millionen oder weniger im Basiszeitraum, bei einer Einzelperson zwei Jahre zuvor, sind in der Regel von der Verbrauchsteuer befreit (NTA, geprüft am 2026-10-27). Ein kleiner Freelancer hat daher womöglich keine T-Nummer. Ein Zahlender im Ausland macht auf der Rechnung keinen japanischen Abzug geltend; eine japanische Gesellschaft in der Kette sollte nachfragen.
Risiko der Umqualifizierung
Artikel 9 des Labor Standards Act definiert einen Arbeitnehmer als jemanden, der in einem Betrieb beschäftigt ist und Lohn erhält (Japanese Law Translation, geprüft am 2026-10-27). Das Arbeitsministerium wendet ihn über „Arbeit unter Weisung und Aufsicht“ und die Vergütung als Gegenleistung dafür an, mit der Freiheit, Aufträge abzulehnen, Weisungen zu Methode, Zeit und Ort, der Rolle einer Vertretung, Ausschließlichkeit und unternehmerischen Merkmalen des Auftragnehmers als weiteren Faktoren (MHLW, geprüft am 2026-10-27). Ein einziger Kunde, feste Arbeitszeiten, ein monatliches Honorar und Ihre Anweisungen sind die Tatsachen, die ein Kläger heranziehen würde (Scheinselbständigkeit von Auftragnehmern). Ist die Rolle ein Arbeitsverhältnis, stellen Sie über einen EOR ein.
Was in den Vertrag gehört
- Ein schriftlicher Dienstleistungsvertrag mit Leistungsumfang, Honorar, Fälligkeit, Währung, Empfangskonto und wer die Überweisungsgebühren trägt.
- Eine Rechnung zu jeder Zahlung, mit der T-Nummer, falls der Auftragnehmer eine hat.
- Schriftliche Übertragung des geistigen Eigentums. Japans Regel zu Auftragswerken (work for hire) für Werke von Unternehmen verlangt, dass das Werk von jemandem geschaffen wird, der im Geschäft des Unternehmens tätig ist, und unter dessen Namen veröffentlicht wird, ohne abweichende Vertragsbedingung (Monolith Law, geprüft am 2026-10-27); es ist eine Regel über Angestellte, nicht über Auftragnehmer. Übertragen Sie die Rechte ausdrücklich und fragen Sie einen örtlichen Rechtsberater nach Formvorschriften.
- Merkmale der Unabhängigkeit: eigene Ausrüstung und Zeiteinteilung des Auftragnehmers, das Recht, für andere zu arbeiten, und ein an Arbeitsergebnisse gebundenes Honorar.
Steuern und Unterlagen
Auf Seiten des Auftragnehmers. Das Gewerbe beim Finanzamt anmelden, zu jeder Zahlung eine Rechnung ausstellen, die jährliche Steuererklärung abgeben und einen festen Beitrag zur nationalen Rentenversicherung zahlen, wenn er als Selbstständiger angemeldet ist: JPY 17.920 im Monat im Haushaltsjahr 2026 (Hiroshima City, geprüft am 2026-10-27).
Auf Seiten des Auftraggebers. JETRO beschreibt die Quellensteuer auf aufgelistete Honorare an ansässige Einzelpersonen als Pflicht der in Japan Zahlenden (JETRO, geprüft am 2026-10-27); einen Text der NTA, der sie auf einen Zahlenden ohne japanisches Büro anwendet, haben wir nicht gefunden. Zahlende aus den USA holen ein W-8BEN ein und reichen kein 1099 ein: Die Vergütung für Arbeit außerhalb der USA ist Einkommen aus ausländischer Quelle (irs.gov, geprüft am 2026-10-27), und Japan steht auf der IRS-Liste der Abkommenspartner (irs.gov, geprüft am 2026-10-27).
So bezahlen Sie Auftragnehmer in Japan
Wise sendet Yen auf ein japanisches Bankkonto, meist einen Werktag nach der Umrechnung (wise.com, geprüft am 2026-10-27). Eine SWIFT-Überweisung ist die Alternative, und manche Plattformen zahlen Yen direkt aus. Die Bank of Japan will eine Meldung nur ab JPY 30 Millionen pro Zahlung oder Eingang (boj.or.jp, geprüft am 2026-10-27). Wege, Kosten und Plattformen vergleichen wir auf unserer Seite zu Auszahlungen nach Japan.
Contractor of Record in Japan
Ein Contractor of Record ist die Vertragspartei des Auftragnehmers und senkt das Risiko einer Umqualifizierung; er beseitigt es nicht. In Japan muss die Arbeit weiterhin unabhängig wirken, und der COR hält zudem Vertrag und Rechnung in einem Team einheitlich. Lesen Sie die Haftungsklausel im Vertrag, nicht den Produktnamen. Ist die Rolle ein Arbeitsverhältnis, mit Ihren Arbeitszeiten, Ihren Werkzeugen und Kernaufgaben, stellen Sie stattdessen über einen EOR ein. Vergleichen Sie Anbieter in unserem COR-Rating.