Engager un prestataire au Japon, c’est engager un freelance, en général un entrepreneur individuel, ou une société. La loi sur les freelances, en vigueur depuis le 1er novembre 2024, vous demande d’indiquer par écrit le périmètre, le montant et l’échéance, et de payer dans les 60 jours suivant la réception du travail. Le risque juridique est la qualification : la loi sur les normes du travail regarde la direction, la supervision et la rémunération, pas l’intitulé du contrat. Ce guide couvre le côté du prestataire, le contrat et les documents du payeur. Le côté paiement est sur notre page sur les paiements au Japon. Ce sont des informations générales, pas un conseil juridique.
La loi sur les freelances
La loi définit un freelance comme une personne physique sans salarié, ou une société unipersonnelle sans administrateur autre que le représentant. Elle s’applique à toute entreprise qui lui confie un travail, sans limite de secteur (Legal 500, vérifié le 2026-10-27).
- Conditions écrites. Immédiatement après avoir engagé un freelance pour des livrables, indiquez par écrit ou par voie électronique le périmètre, le montant du paiement et l’échéance.
- Paiement. Dû dans les 60 jours suivant la réception ; une date plus tardive est invalide. Pour un travail sous-traité, dans les 30 jours suivant le paiement de votre propre client.
Nous n’avons trouvé aucune indication sur l’application de la loi à un payeur sans présence au Japon. Interrogez un conseil ; la suivre coûte peu dans les deux cas.
Entrepreneur individuel ou société
Freelance. Le prestataire déclare son activité à l’administration fiscale et peut demander à déposer une déclaration « bleue » ; cette demande est en général due avant le 15 mars de l’année où il la souhaite, ou deux mois après le début de l’activité s’il l’a commencée après le 16 janvier (NTA, vérifié le 2026-10-27).
Société. Un prestataire qui travaille par une société facture comme personne morale et peut prendre son numéro d’entreprise comme base de son numéro de facture.
Factures et taxe sur la consommation
Un émetteur inscrit imprime un numéro T : T plus 13 chiffres, ou T plus le numéro d’entreprise (NTA, vérifié le 2026-10-27). Les vendeurs dont le chiffre d’affaires imposable de la période de référence, deux ans auparavant pour une personne physique, est de JPY 10 millions ou moins sont en général exonérés de la taxe sur la consommation (NTA, vérifié le 2026-10-27). Un petit freelance peut donc n’avoir aucun numéro T. Un payeur à l’étranger ne réclame aucun crédit japonais sur la facture ; une entité japonaise de la chaîne doit poser la question.
Risque de requalification
L’article 9 de la loi sur les normes du travail définit un travailleur comme une personne employée dans une entreprise et payée un salaire (Japanese Law Translation, vérifié le 2026-10-27). Le ministère du Travail l’applique à travers le « travail sous direction et supervision » et la rémunération de ce travail, avec comme autres facteurs la liberté de refuser des missions, la direction sur la méthode, le temps et le lieu, le rôle d’un remplaçant, l’exclusivité et les traits d’entreprise du prestataire (MHLW, vérifié le 2026-10-27). Un client unique, des horaires fixes, des honoraires mensuels fixes et vos instructions sont les faits qu’invoquerait un demandeur (requalification des prestataires). Si le rôle est un emploi, recrutez via un EOR.
Que prévoir dans le contrat
- Un contrat de services écrit, avec le périmètre, les honoraires, l’échéance, la devise, le compte de réception et qui supporte les frais de virement.
- Une facture pour chaque paiement, avec le numéro T si le prestataire en a un.
- Une cession de PI écrite. La règle japonaise de l’œuvre de commande pour la création d’une personne morale exige que l’œuvre soit réalisée par une personne engagée dans l’activité de l’entité et publiée sous son nom, sans clause contraire du contrat (Monolith Law, vérifié le 2026-10-27) ; c’est une règle sur le personnel, pas sur les prestataires. Cédez les droits explicitement et interrogez un conseil local sur les formalités.
- Des marqueurs d’indépendance : l’équipement et l’emploi du temps propres au prestataire, le droit de travailler pour d’autres clients et des honoraires liés aux livrables.
Impôts et formalités
Côté prestataire. Déclarer l’activité à l’administration fiscale, émettre une facture par paiement, déposer la déclaration annuelle et payer une cotisation forfaitaire à la retraite nationale s’il y est inscrit comme travailleur indépendant : JPY 17 920 par mois pour l’exercice 2026 (ville de Hiroshima, vérifié le 2026-10-27).
Côté client. JETRO décrit la retenue sur les honoraires énumérés versés à des personnes physiques résidentes comme une obligation des personnes qui paient au Japon (JETRO, vérifié le 2026-10-27) ; nous n’avons trouvé aucun texte de la NTA l’appliquant à un payeur sans bureau au Japon. Les payeurs américains collectent un W-8BEN et ne déposent pas de 1099 : la rémunération d’un travail exécuté hors des États-Unis est un revenu de source étrangère (irs.gov, vérifié le 2026-10-27), et le Japon figure sur la liste des conventions de l’IRS (irs.gov, vérifié le 2026-10-27).
Comment payer des prestataires au Japon
Wise envoie des yens vers un compte bancaire japonais, en général un jour ouvré après la conversion (wise.com, vérifié le 2026-10-27). Un virement SWIFT est l’alternative, et certaines plateformes paient directement en yens. La Banque du Japon n’exige une déclaration qu’au-dessus de JPY 30 millions par paiement ou réception (boj.or.jp, vérifié le 2026-10-27). Les moyens, les coûts et les plateformes sont comparés sur notre page sur les paiements au Japon.
Contractor of Record au Japon
Un Contractor of Record est la partie contractante du prestataire et réduit le risque de requalification ; il ne le supprime pas. Au Japon, le travail doit encore avoir l’air indépendant, et le COR garde aussi des contrats et des factures cohérents dans une équipe. Lisez la clause de responsabilité du contrat plutôt que le nom du produit. Lorsque le rôle est un emploi, avec vos horaires, vos outils et un travail central, recrutez plutôt via un EOR. Comparez les fournisseurs dans notre classement des COR.